PRINCE2: Rozbudowany Przewodnik po Metodyce Zarządzania Projektami

Nowa struktura PRINCE2 wersja 7 składa się z czterech zintegrowanych elementów: pryncypiów, praktyk, procesów oraz kluczowej koncepcji dostosowania do środowiska projektu.

Pryncypia

Pryncypia to siedem uniwersalnych zasad, które stanowią obowiązkowy fundament każdego projektu zarządzanego zgodnie z PRINCE2. Są to uniwersalne, samopotwierdzające się i wzmacniające wytyczne, których należy przestrzegać.

• Ciągła zasadność biznesowa: Projekt musi mieć uzasadnienie biznesowe od początku do samego końca. Oznacza to, że musi istnieć jasny powód jego realizacji, przynoszący wymierne korzyści. Uzasadnienie jest dokumentowane w uzasadnieniu biznesowym i regularnie weryfikowane na kluczowych etapach, aby upewnić się, że projekt wciąż jest wart inwestycji.
• Korzystanie z doświadczeń: Zespoły projektowe muszą aktywnie uczyć się na podstawie poprzednich doświadczeń. Lekcje z przeszłości są wykorzystywane przy planowaniu i realizacji bieżącego projektu, a nowe doświadczenia są systematycznie dokumentowane w dzienniku doświadczeń, aby mogły z nich skorzystać przyszłe projekty.
• Zdefiniowane role i obowiązki: Każdy projekt PRINCE2 musi mieć jasno zdefiniowaną strukturę organizacyjną, która określa, kto jest za co odpowiedzialny. Obejmuje to role komitetu sterującego (odpowiedzialnego za sukces projektu), kierownika projektu (odpowiedzialnego za codzienne zarządzanie) oraz kierowników zespołów (odpowiedzialnych za dostarczanie produktów).
• Zarządzanie etapowe: Projekt jest planowany, monitorowany i kontrolowany etapami. Podział na etapy zarządcze pozwala komitetowi sterującemu na regularną ocenę postępów i podejmowanie decyzji o kontynuacji projektu. Na koniec każdego etapu weryfikuje się uzasadnienie biznesowe i plan na kolejny etap.
• Zarządzanie z wykorzystaniem tolerancji: Ta zasada, znana jako "zarządzanie przez wyjątki", pozwala na efektywne wykorzystanie czasu kadry zarządzającej. Dla każdego poziomu zarządzania definiowane są tolerancje (np. dla czasu, kosztu, zakresu). Dopóki poziom niższy mieści się w wyznaczonych granicach, może działać autonomicznie. Kierownictwo wyższego szczebla interweniuje only wtedy, gdy prognozowane jest przekroczenie tolerancji.
• Koncentracja na produktach: PRINCE2 kładzie silny nacisk na definiowanie i dostarczanie produktów, a nie tylko na planowanie działań. Każdy produkt jest szczegółowo opisywany pod kątem jego przeznaczenia, składu i kryteriów jakości. Takie podejście zapewnia, że wszyscy zaangażowani mają jasne zrozumienie tego, co ma zostać dostarczone.
• Dostosowanie do warunków projektu: Metodyka PRINCE2 nie jest sztywnym zbiorem reguł i musi być dostosowana do specyfiki danego projektu – jego skali, złożoności, ważności i ryzyka. Dostosowanie zapewnia, że poziom kontroli i planowania jest adekwatny do środowiska projektu, bez zbędnej biurokracji.

Procesy

Procesy opisują chronologiczny przebieg projektu od pomysłu do zamknięcia. Określają one zadania i obowiązki na poszczególnych etapach cyklu życia projektu. Jest to kluczowe w dużych systemach informatycznych.

• Przygotowanie projektu: To proces przedprojektowy, którego celem jest weryfikacja, czy pomysł na projekt jest w ogóle wart dalszej, szczegółowej analizy. Tworzony jest zarys projektu oraz wstępne uzasadnienie biznesowe. Wynikiem jest decyzja, czy warto inwestować czas w fazę inicjowania.
• Inicjowanie projektu: Na tym etapie tworzone są solidne fundamenty pod projekt. Powstaje kluczowy dokument – dokumentacja inicjująca projekt (DIP), która zawiera szczegółowy plan, uzasadnienie biznesowe, strategie zarządzania ryzykiem, jakością, konfiguracją i komunikacją. DIP stanowi podstawę do zatwierdzenia projektu przez komitet sterujący.
• Zarządzanie strategiczne projektem: Ten proces obejmuje działania komitetu sterującego przez cały cykl życia projektu. Komitet podejmuje kluczowe decyzje, zatwierdza plany etapów, monitoruje postępy na wysokim poziomie i zapewnia zasoby. Działa na zasadzie zarządzania przez wyjątki.
• Sterowanie etapem: Opisuje codzienną pracę kierownika projektu w trakcie trwania danego etapu. Obejmuje przydzielanie zadań, monitorowanie postępów, zarządzanie ryzykami i zagadnieniami, a także regularne raportowanie stanu etapu do komitetu sterującego.
• Zarządzanie dostarczaniem produktów: To proces, w którym zespoły wykonawcze tworzą i dostarczają produkty projektu. Kierownik zespołu przyjmuje od kierownika projektu tzw. grupy zadań (pakiety prac), koordynuje ich realizację i zdaje raporty z postępów.
• Zarządzanie końcem etapu: Proces ten odbywa się pod koniec każdego etapu zarządczego (z wyjątkiem ostatniego). Kierownik projektu przygotowuje raport z wynikami zakończonego etapu oraz tworzy szczegółowy plan na kolejny. Na tej podstawie komitet sterujący decyduje o kontynuacji projektu.
• Zamykanie projektu: Ostatni proces, który zapewnia formalne i uporządkowane zakończenie projektu. Obejmuje on potwierdzenie akceptacji produktów końcowych, przekazanie ich do użytku, ocenę projektu w odniesieniu do jego pierwotnych celów oraz zarchiwizowanie dokumentacji.

• Uniwersalność: Może być zastosowana w projekcie dowolnego rodzaju i skali, od wdrożenia dedykowanego systemu po budowę mostu.
• Jasna struktura i kontrola: Precyzyjnie określone role, obowiązki i procesy zapewniają porządek i przewidywalność.
• Efektywne wykorzystanie czasu kierownictwa: Zasada zarządzania z wykorzystaniem tolerancji sprawia, że wyższe kierownictwo jest angażowane tylko w kluczowe decyzje.
• Koncentracja na wartości biznesowej: Ciągła weryfikacja uzasadnienia biznesowego zapewnia, że projekt przez cały czas pozostaje zgodny z celami organizacji.

Podsumowując, PRINCE2 to kompleksowa i elastyczna metodyka, która dostarcza solidnych ram dla skutecznego zarządzania projektami. Jej nacisk na kontrolę, uzasadnienie biznesowe i jasno zdefiniowane role czyni ją cennym narzędziem w każdym systemie na zamówienie, które wymaga uporządkowanego podejścia.